Ik heb in mijn HR carrière duizenden sollicitatiebrieven gezien en niet altijd allemaal gelezen. Ik ga jullie mijn top 5 aan irritaties en fouten delen in brieven. Ik neem jullie even mee achter de schermen en hoe sollicitaties voor de andere partij zijn en worden ontvangen. Doe hier je voordeel mee!

1. De verkeerde aanhef, vacaturetitel of bedrijfsnaam

Niets is zo storend als een brief binnen krijgen met een compleet verkeerde naam erboven terwijl deze toch echt duidelijk vermeld stond in de vacaturetekst. Idem voor de vacaturetitel en of bedrijfsnaam. Ik denk dan meteen of slordig gekopieerd en geplakt, haastig gedaan of niet goed gelezen. Wat zegt dit over jou als persoon, heb je wel goed gelezen, weet je wel goed waar je op solliciteert, wil je deze baan echt? Je hebt al meteen een minpunt in mijn hoofd. Er zijn minimaal 2 pluspunten nodig om weer in het positieve te komen. Zonde!

2. De standaard sollicitatiebrief

In een standaard sollicitatiebrief staat eigenlijk niks boeiends en krijg ik 100 vragen en vraagtekens. De w-vragen (wie wat waarom wanneer waar hoe) poppen dan ontzettend vaak op en hier krijg ik in de brief vaak geen antwoorden op. Het voegt niets toe aan je sollicitatie, terwijl je brief een mooie aanvulling op je CV kan zijn en die dat extra pluspunt kan geven. Ik zal daarom even steeds tussenhaakjes zetten welke vraagtekens ik direct krijg bij het lezen van de standaard brief.

Voorbeeld van een standaard sollicitatiebrief

”Beste mevrouw Zwanenburg, op monsterboard kwam ik uw vacature tegen en ik was meteen razend enthousiast (waarom?). De functie past perfect bij mij (waarom? waar blijkt dit uit?) en sluit aan op mijn werkervaring en opleidingsniveau (welke werkervaring? Wat zijn de raakvlakken? Waar zit de match?). De doorgroeimogelijkheden binnen jullie bedrijf spreekt mij ook enorm aan (van deze word ik echt moe iedereen zegt dit en bij ieder bedrijf is dit meestal mogelijk ”zeggen ze”.) samen met de open en informele cultuur (waarom dan ons bedrijf? Dit kan overal en bij veel meer werkgevers). Ik ben toe aan een volgende stap (waar loop je nu dan tegen aan? Hoe zie je die volgende stap? Wat zou dat dan moeten zijn?) Ik voldoe aan alle functie-eisen (welke dan?) en denk daarom de geschikte kandidaat te zijn (Wie ben je? Waarom pas jij daar?). Ik kom graag langs voor een kennismakingsgesprek om eventuele vragen verder toe te lichten. Met vriendelijke groet.

3. Geen onderbouwing of bewijs

Wat ik heel vaak terug zie is dat mensen vanalles beweren in hun brief maar hier geen onderbouwing, uitleg of bewijs voor leveren. Gemiste kans!

Wanneer jij zegt in een brief dat jij affiniteit hebt met de zorgbranche dan denk ik waarom heb jij hier affiniteit mee? Wanneer jij zegt goed te zijn in sales vraag ik mij af waar dit uit blijkt? Hoe zijn je sales cijfers? Welk onderdeel van sales ben je goed in? Als je zegt dat je communicatief vaardig bent? Waar blijkt dit uit? Heb je veel ervaring met bijvoorbeeld klachtenafhandeling aan de telefoon en krijg jij de meeste boze klanten weer rustig?

4. Missende informatie

Stel ik zet een parttime vacature uit en vraag in de vacaturetekst duidelijk om je beschikbaarheid op te geven in de brief. Dan zorg je dat die beschikbaarheid er ook in staat. Enige tijd geleden deed ik de werving voor een klant die echt mega veel reacties binnen kregen. Het koste ontzettend veel tijd om alle sollicitaties door te spitten.  Ik koos er daarom voor om alle sollicitaties met de gevraagde missende informatie in de brief direct af te wijzen. Ik heb in de afwijzingsmail duidelijk aangegeven dat de sollicitatie niet voldeed aan de gevraagde informatie uit de vacaturetekst en ik daarom de sollicitatie niet in behandeling kon nemen. Kortom ik kreeg standaard brieven en hiermee kom ik terug op mijn irritatiepunt nummer 2 ;).

5. Geen sollicitatiebrief alleen CV en niet in PDF

Hoe vaak ik wel niet een sollicitatie binnen kreeg zonder brief. Het signaal welke je af geeft is dat je geen zin had een brief te schrijven of maken. Wil je wel echt solliciteren of wil je gewoon een afwijzing om bij het UWV aan je sollicitatieplicht te voldoen. Want stel dat je niet zou weten hoe je een brief kon uploaden, bijvoorbeeld via een sollicitatiesysteem, dan zou je bellen en dit vragen. Ook bij indeed solliciteren mensen vaak online en krijgen bedrijven zoveel sollicitaties binnen zonder brieven.

Stuur je sollicitatie (brief en CV) altijd in PDF variant. Ieder bedrijf werkt met eigen computers en software. PDF kan eigenlijk altijd ieder bedrijf wel openen. Overige varianten soms niet. Ik had regelmatig dat ik een CV niet kon openen of dat deze bijvoorbeeld compleet lay out technisch versprong. De leesbaarheid en structuur ging hiermee om zeep en dit was niet prettig voor mij als recruiter. Stuur daarom altijd beide in PDF variant.

Tips voor een goede sollicitatiebrief:

• Zorg voor een juiste aanhef, functietitel en bedrijfsnaam.
• Besteed aandacht aan je brief en maak er geen standaard brief van. 
• Laat iemand je brief nalezen op spelfouten. Ik heb vaak dat ik ze op gegeven moment niet meer zie. Vier ogen zien meer dan twee.
• Zorg dat alle gevraagde informatie wordt toegevoegd in je brief (kopie diploma, bepaalde beschikbaarheid etc).
• Stop moeite in een brief en laat zelf de match zien.
• Wanneer je nog niet de juiste werkervaring hebt zul je dus ipv je ervaring je persoonlijkheid moeten promoten en verkopen in je brief. Dan zit de match nog niet in de werkervaring maar wel in de match tussen persoon en bedrijf.

Foto: Prisca Visser