Ik ben lange tijd op mijn werk mijn werkzaamheden gaan klokken om inzichtelijk te krijgen waar nu veel tijd in ging zitten. Zo kwam ik er achter dat ik gemiddeld 4 uur per dag bezig was met mijn mailboxbeheer. Wanneer je kijkt dat je op een 8-urige werkdag met hard werken 6,5 uur declarabel kunt zijn (dus echt aan het werk), blijft er dus maar 2,5 uur over voor andere zaken dan je mailbox. Vaak zijn we zo druk dat je geen tijd hebt om te kijken hoe je zaken op je werk efficiënter kan inrichten. Daarom heb ik hier mijn favoriete tips/opties op een rij gezet. Zo kun je je Gmail handiger in richten en dus tijd besparen! Go go go..

Waarom ik zo fan ben van Gmail?

Er is zo ontzettend veel mogelijk bij Gmail. Je kunt alles inrichten zoals jij wilt! Handige labels, automatisch filteren, een handig menu met diverse mogelijkheden voor al je instellingen en onder anderen een super chat functie. Allemaal functies binnen Google kan je weer als app installeren op je telefoon, zodat alles overal toegankelijk is. Documenten in Google Drive worden per direct bijgewerkt online en je kunt de hele revisiegeschiedenissen terug zien. Het heeft teeveel voordelen om hier op te noemen.

Mailboxbeheer tips:

  • Verzenden ongedaan maken
    Ook is het slim om bij tabblad algemeen ‘’Verzenden ongedaan maken’’ deze optie aan te vinken en in te stellen op 10 of 20 seconden. Zo is het altijd mogelijk om een verkeerd verzonden email snel weer terug te halen!
  • Standaard allen antwoorden
    Bij instellingen – tabblad Algemeen kun je ”Standaard antwoordgedrag ” of ”Allen beantwoorden’’ selecteren.
  • Automatisch Archiveren
    Je kunt in Gmail je mail met één druk op de knop archiveren.  Je kunt bij je instellingen aangeven dat wanneer je een mail verzend deze mail automatisch gearchiveerd wordt, deze optie moet je wel activeren. Doordat Gmail een super mooie zoekfunctie heeft is het niet nodig zelf al je mails in specifieke mappen op te ruimen. (Ga naar je Instellingen via je tandwiel in de mail rechts boven in – tabblad Algemeen – optie verzenden en archiveren – kies ‘Verzenden en archiveren’ weergeven in antwoord) Dit scheelt weer een extra handeling.
  • Automatische Handtekening
    Voeg bij dit zelfde tabblad Algemeen een automatische handtekening toe. Zodat je niet steeds je handtekening eronder hoeft te plakken of een afzender dient te typen.
  • Sneltoetsen binnen Gmail
    Binnen Gmail is het mogelijk om sneltoetsen te gebruiken. De lijst met sneltoetsen vind je door in je Gmail op het ? te drukken. Er verschijnt dan een scherm met alle sneltoetsen. (Voor deze optie moet je wel je sneltoetsen inschakelen. Dit doe je wederom bij Instellingen – tabblad algemeen)

Labels (mappen) aanmaken

Wanneer je toch graag een aantal mappen in je mailbox wilt hebben kun je deze aanmaken. Wanneer je in je mailbox links in het menu klikt op meer, krijg je meer opties waaronder in het blauw ”Labels beheren of nieuw label aanmaken”.  Klik op Nieuw label maken. Hier kan je een labelnaam opgeven. Je kunt het label onderbrengen onder andere labels of selecteer waar het label onder komt te vallen en klik op maken. Deze labels kan je bij de volgende optie filters weer gebruiken.

Filters – Automatisch mail doorsturen, direct verwijderen of opbergen

Soms krijg je bepaalde mails binnen die je standaard moet forwarden naar een collega of die geen prio hebben en je altijd later pas bekijkt. Denk bijvoorbeeld aan facturen die naar de boekhouding moeten. Je kan dan een filter instellen, zodat dit voortaan automatisch gebeurd.
Hoe stel je een filter in? Wanneer je in je mailbox zit en je selecteert of opent een mail dan verschijnt bovenaan de mail de optie ‘’meer’’. Onder de optie ‘’Meer” kan je kiezen voor de optie ‘’Berichten zoals deze filteren’’. Je vult dan de afzender in en klikt vervolgens op ”filter maken met deze zoekopdracht”. Het onderstaande scherm opent zich.
Selecteer hier de eerste optie als je wilt dat deze mail je gewone inbox over slaat. Dit scheelt weer een handeling om te archiveren. Selecteer vervolgens de optie doorsturen, direct verwijderen of een bepaald label toepassen en klik op filter maken.

filters

Automatisch reclame en social media tabbladen in Gmail

Hoe vervelend is het wanneer je mailbox volstaat met reclame en nieuwsbrieven. Iedere ochtend eerst alle ”onzin” eruit halen om vervolgens met echt belangrijke mail aan de slag te kunnen gaan. Met deze mailboxbeheer tip wordt dit een stuk makkelijker. Dit is een handige instelling om nieuwsbrieven, reclame, social media automatisch te laten filteren. I LOVE IT! Wanneer je namelijk een mail krijgt in je ”primaire” postvak in, maar deze wil je voortaan in sociaal of reclame ontvangen dan sleep je deze mail naar het desbetreffende tabblad en zal deze voortaan automatisch ook in dit tabblad binnen komen. Hoe fijn is dat?!

Hoe instellen? Ga naar het pictogram tandwiel (klik niet op instellingen) en klik op ”inbox configureren”. Je krijgt dan het volgende scherm te zien. Selecteer nu bijvoorbeeld Social en Reclame.

automatische tabbladen 2

Je hebt nu bij je postvak in extra tabbladen zoals onderstaande afbeelding. Als je op de plus achter het tabblad klikt kom je weer in bovenstaand scherm.

automatische tabbladen 3

Jeej bedankt voor het zetten van de eerste stap check je mailbox ter bevestiging.